Le groupement
Politique d’équité
La présente politique d’équité d’accès aux services adopté en assemblée générale de juin 2017 vise à assurer à tous les propriétaires conventionnés possédant au moins une action, la possibilité de bénéficier des mêmes conditions et d’avoir le même accès aux services et ressources du groupement forestier.
Principes
La politique repose sur les principes suivants :
- Les propriétaires conventionnés :
- Partagent les mêmes objectifs d’aménagement forestiers que le groupement forestier
- sont tous traités sur un pied d’égalité;
- ont les mêmes possibilités d’accès aux ressources et aux services offerts par le groupement forestier;
- ont les mêmes possibilités d’utiliser les ressources et les services offerts par le groupement forestier et d’en tirer profit.
- Les biens et les services du groupement forestier sont offerts à tout propriétaire conventionné de manière juste, respectueuse et équitable, qu’il fasse exécuter les travaux par les travailleurs du groupement forestier ou qu’il les réalisent lui-même.
- Le groupement forestier :
- accueille tout propriétaire de boisé privé qui en fait la demande et dont au moins un des lots est situé sur son territoire;
- permet à tout nouveau propriétaire conventionné d’acquérir une action
- dessert les propriétaires conventionnés selon des règles définies et adoptées par le CA et en assemblée annuelle;
- rend des comptes sur l’aide consentie aux propriétaires conventionnés selon des indicateurs définis en assemblée annuelle;
- traite les plaintes de ses membres en suivant un mécanisme défini de traitement des plaintes ;
- établit les règles de distribution de ses budgets et les présente en assemblée annuelle.
Règles de fonctionnement
Le groupement forestier respecte les principes énoncés ci-dessus en mettant en œuvre les règles suivantes adoptées au préalable lors de l’assemblée annuelle.
Thème 1 – Accueil des nouveaux membres
- Le groupement forestier renseigne les nouveaux membres sur les services offerts par le groupement ainsi que la politique en place;
- Le groupement forestier maintient un registre des membres;
- Cette politique est accessible via le site internet du groupement.
Thème 2 – Règles d’attribution des services d’accès aux services, qu’elle lui a été
présentée et qu’il en a pris connaissance.
Le groupement forestier assure l’équité d’accès aux services en répondant aux demandes des propriétaires conventionnés en fonction des critères suivants :
- selon l’ordre d’enregistrement des demandes (premier arrivé, premier servi) écrit sur une liste d’attente pouvant être consultée en tout temps par les propriétaires conventionnés;
- en fonction de la protection des investissements sylvicoles de l’État et des objectifs qui y sont rattachés;
- selon les travaux prioritaires et la chaîne de travaux apparaissant dans les plans d’aménagement des propriétaires conventionnés;
- selon la répartition du budget entre les travaux réalisés par les propriétaires conventionnés et les travailleurs du groupement forestier
- selon les priorités causées par les catastrophes naturelles;
- selon les superficies minimales traitables;
- selon la rentabilité économique des travaux;
Thème 3 – Traitement des plaintes
Le groupement forestier traite les plaintes formulées par ses membres de la
façon suivante :
- Un processus de traitement des plaintes est mis en place
- Un bilan des plaintes traitées et non traitées est présenté dans le rapport annuel
- Un rapport sur tous les cas d’éthique concernant les administrateurs et les personnes apparentées, les travailleurs et les transactions concernant les lots appartenant au groupement forestier seront traités dans l’année et présenté dans le rapport annuel.
- La plainte sera dirigée auprès du directeur général. Une fois la plainte reçu, le directeur général fera une enquête en écoutant les 2 parties de façon impartiale et essaiera de corriger la situation et/ou de trouver un terrain d’entente.
Thème 4 – Reddition de comptes
- Le groupement forestier rend des comptes à ses membres lors de son assemblée annuelle sur les éléments suivants :
- Les superficies associées aux travaux chez les propriétaires conventionnés desservis durant l’année de référence avec les budgets associés
- le montant total d’aide investi chez chacun des administrateurs et les personnes apparentées et du personnel du groupement forestier de façon non-nominale.
- L’état de la liste d’attente indique :
- le nom des propriétaires conventionnés ayant demandé des ressources ou des services ;
- La date de la demande
Confirmation d’adoption de la politique d’équité d’accès aux services du groupement
forestier en assemblée annuelle et de sa réception par le membre
La présente politique d’équité d’accès aux services a été adoptée par le conseil
d’administration le 18 mai 2017 et a été adoptée par les membres en assemblée générale
annuelle le 14 juin 2017.
Dispositif de diffusion de la politique
- Pour tous les membres dûment en règles du groupement forestier, la politique sera transmise lors de la prochaine convocation à l’assemblée générale suivant l’adoption du modèle d’affaires des groupements forestiers.
- Pour tous nouveaux membres, la politique sera expliquée et transmise au moment de l’adhésion au groupement forestier
- La politique sera affiché sur le site Web du groupement ou disponible à quiconque en fait la demande.